会社に入社すると、学生時代とは違い幅広い年代の方とかかわる機会があります。
先輩社員、上司、取引先の社員など様々です。
新入社員として入社した場合、円滑に仕事を進める上で、これらの先輩方と良い関係を築いていくことが必要になってきます。
今回は、そんな新入社員としての第一印象を左右する挨拶メールの基本マナーと書き方について例文を交えて説明していきますので、ぜひ参考にしてください。
新入社員挨拶メールの基本マナー
挨拶メールを送る際は、いくつか気を付けておくべきマナーがあります。
そのマナーは、次の三つです。
- 正しい敬語が使えているか
- 配属された部署が明記されているか
- 社外に送る場合は、社名が明記されているか
意外と思われた方も多いと思います。
多くの方が本文の中身をどうしようかと迷われる方が多いですが、新入社員から挨拶メールが来た時に、実際のところそこまでしっかりと本文を読まれる方は少ないです。
特に大きな会社となると、新卒は何人もいるので、忙しい部署宛だと返事が返ってこないこともあります。それほどよく見てはいないということです。
それよりも、最低限の基本マナーが出来ているかの方が重要です。
私自身が新卒として入社したときは、関係のない人に挨拶メールを送ってしまい、先輩社員にご迷惑をおかけしてしまったことがありました。
これも、挨拶マナーとしては、送信先の確認は基本中の基本ですね。
せっかく本文をしっかり考えていても、そんな些細なことで、ちゃんとしたメールの使い方を知らないとか、おっちょこちょいだなと思われる以上に、大丈夫かなと思われては大変です。
具体的な業務に入る前に、そういったイメージを付けられてしまうのは損なので、そういった点には気を付けましょう。
また、CCで自分の教育を担当する先輩社員などに送っておくほうが良いです。
何か自分の送ったメールでマナー違反があった場合などにフォローしてもらえたり、アドバイスを頂けたりするかもしれません。
なおCCとは、送った内容を他の人に参考のために見せたり、情報共有をするときに使います。原則的には、CCの人は返信をおこないません。
社内の挨拶メール例文とポイント
まず、件名に【新入社員 鈴木一郎】というように、しっかりと新入社員であることを明記しましょう。
仕事が忙しい部署などでは、一日に非常に多くのメールが来ます。
業務に関するメールなのか、挨拶メールなのかをしっかり明記することが、最低限のマナーとなります。
本文に盛り込む内容は、
- 簡単な自己紹介
- 意欲や意気込み
- これからの業務に関する指導のお願い
などを「簡潔に」書いていくのがベストです。
長々と書いてしまうのはあまりよくありません。
例文としては以下のようになります。
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件名 ご挨拶【新入社員 鈴木】
はじめまして。4月より〇〇部〇〇課に配属となりました。鈴木一郎と申します。
〇〇課では〇〇という業務に携わることとなりました。
大学では〇〇を専攻しておりましたが、ジャンルにとらわれず、様々な業務にかかわっていきたいと思っております。
早く皆さんのお手伝いができるよう、頑張りたいと思います。
初めはわからないことだらけでご迷惑をおかけするかと思いますが、一日でも早く仕事を覚えられるように努力しますので、ご指導のほどよろしくお願い致します。
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〇〇部〇〇課 鈴木一郎
電話：〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇＠〇〇〇〇
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基本的な流れはこのようになります。
あとは自分なりに簡単なアレンジを加えて送れば問題ありません。
教育担当の先輩に聞けるようならば、一度見てもらうのもアリだと思います。
社外の挨拶メール例文とポイント
取引先などの社外にメールを送る場合は、社内にメールを送るよりもさらに気を遣って文面を作成する必要があります。
基本的なポイントは以下になります。
〇件名に会社名を明記する。
〇送る相手の役職名を必ず「名前の前に」明記する。（役職がない場合は必要なし）
例：「課長 〇〇様」
〇正しい敬語を使う。
以上の点に気を付けて例文を作成してみます。
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件名：ご挨拶【〇〇株式会社 鈴木】
株式会社〇〇〇〇
〇〇部〇〇課 〇〇様
お世話になっております。
この度、4月から〇〇株式会社に入社しました鈴木一郎と申します。
〇〇（会社の名前）様は、弊社においてとても重要な取引先と承っております。
一日でも早く職場に慣れ、職務に励んでいきたいと思っております。
今後とも変わらず、ご指導賜りますようお願い申し上げます。
メールでのご連絡となり、失礼とは存じておりますが、
取り急ぎ、ご挨拶まで。
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〇〇株式会社
〇〇部〇〇課 鈴木一郎
電話：〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇＠〇〇〇〇
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というような流れになります。
特に気を付けなければいけないのは、出だしと最後になります。
必ず会社名を明記するようにし、敬語も社内に送る時よりも気を付けて選びましょう。
例文も様々な種類がありますので、状況に応じて使い分けましょう。
ここまで、話してきましたが、そのほかにもいくつかＥメールとして、気を付けなければならない点がありますが、とても参考になる動画「できているつもり？Ｅメールのマナー」がありますので、ご覧ください。
まとめ
社内で連絡を取り合う際にメールは必ず必要なものとなってきます。
挨拶メールを通して、BCCやCCなど基本的なメールの使い方を覚えることもできますし、業務を進める上での基本となってきます。
正しい使い方ができるように、しっかりおさえておきましょう。
ちなみにBCCとは、ほかの受信者にアドレスが見えないようにして連絡、転送する場合に使います。BCCで受信した方は、CCやBCC、送った相手に表示されません。
主に一斉送信したい時などに使いますよ。
